Paragraaf D: Bedrijfsvoering

In 2023 hebben we het Informatiebeleidsplan 2023-2026 met daarin diverse meerjarenprogramma’s vastgesteld met als belangrijkste boodschap dat we werken aan een veilige en betrouwbare IT omgeving. Naast de reguliere beheertaken en jaarlijks terugkerende audits, zullen we ons in 2025 richten op onderstaande projecten.

Informatiebeveiliging

In 2025 zal de Cyberbeveiligingswet (Cbw) in werking treden (dit is de Nederlandse vertaling van de Europese NIS2 verordening). Hiermee komt er een wettelijke basis en plicht te liggen onder ons informatiebeveiligingsbeleid. De wet vraagt ons meer vanuit risico’s te denken en minder vanuit maatregelen. De verwachting is dat deze wet aanzienlijke kosten met zich meebrengt. Deze zijn echter nog niet voldoende duidelijk op dit moment en daarom is daarmee in de begroting nog geen rekening gehouden.
We nemen zetten stappen naar een SIEM/SOC oplossing (het geautomatiseerd beoordelen van logbestanden en daarop acteren). De jaarlijkse kosten hiervan zijn in de begroting opgenomen. We gaan hiernaast door met het oefenen hoe om te gaan met een cybercrisis. We doen dit in nauwe samenwerking met de raadscommissie Informatiebeveiliging.

I-organisatie

De stroom nieuwe (Europese) digitale wetgeving blijft op ons afkomen. Deze vraagt van ons een vergaande digitalisering van onze dienstverlening. Om ons huis op orde te hebben en snel te kunnen reageren, is een gedegen kanaalstrategie (alle inkomende en uitgaande stromen) en datastrategie (alle opslag en duurzame toegankelijkheid van deze data) noodzakelijk naast een iOrganisatie (iAdviseurs en functioneel beheerders) om dit te implementeren.
We maken de eerste stappen om AI (Artificial Intelligence) een plaats te geven in ons informatie-landschap. Verder zien we het belang van het combineren van datasets om datagedreven werken te ondersteunen.
In het domein bedrijfsvoering vervolmaken we de inrichting van ons nieuwe zaaksysteem waarmee we in staat zijn al onze dienstverlening middels webformulieren aan te bieden aan onze inwoners. We voldoen daarmee in grote mate aan de eisen van de Wmebv (Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer) en Woo (Wet open overheid). Verder gaan we bezig met de vervanging van het raadsinformatiesyteem (RIS) dat door uitbreiding van de raad maar ook door afschrijving, aan vervanging toe is.
Voor het ruimtelijk domein gaan we verder bezig met optimalisatie en uitbreiding van een integrale softwaresuite (Sweco) voor alle geo-processen en de ondersteuning daarvan om de binnen- en buitendienst beter samen te laten werken. In het ruimtelijke domein bevinden zich veel zogenaamde IACS toepassingen (Industriële Automatisering en Controle Systemen: een combinatie van hard- en software, denk aan gemalen, zwembaden en gebouwbeheersystemen). Van oudsher was hier weinig aandacht voor, dit willen we nu veranderen.
In het sociale domein tenslotte richten we ons op het leveranciersmanagement van PinkRoccade en willen daar meer actief op de kwaliteit van hun dienstverlening gaan sturen.

Automatisering

In 2024 hebben we grote stappen gemaakt naar een Microsoft infrastructuur. Daarvoor hebben we alle mobiele telefoons/iPads/laptops opnieuw ingericht, zijn we aangesloten op de MS365 cloud en hebben we ons mailsysteem vervangen door Outlook. In 2025 gaan we verder met de uitrol van MS365 producten en diensten en zullen we nog meer aandacht besteden aan het beheren (technisch, financieel en beveiliging) van de MS365 applicaties en cloud.
Het blijkt lastig de vorig jaar door de raad goedgekeurde uitbreiding met een securityspecialist invulling te geven. De arbeidsmarkt is krap en arbeidsvoorwaarden van marktpartijen zijn veelal ruimer. We blijven actief op zoek.
De primaire rol van het support-team blijft het beheren van ons netwerk zodat we een veilige betrouwbare werkplek aan onze medewerkers kunnen bieden.

Middelen

In de begroting 2025 zijn middelen opgenomen voor ondersteuning bij implementatie en aanpassingen van software en hardware. Een en ander conform eigen planning en voor de reguliere vervanging van infrastructuur componenten (werkplekken, mobiele devices, MS365 licenties, etc.). Tevens houden we rekening met een sterk gestegen prijsniveau.
Software en diensten worden tegenwoordig uitsluitend nog aangeboden op abonnementsbasis per gebruiker. Met een substantieel gestegen aantal medewerkers laten onze I&A kosten ook deze stijgende lijn zien.
In 2024 hebben we één geïntegreerde Geo-suite van Sweco geïmplementeerd bij de afdeling RBR (ruimtelijk beheer en realisatie). Nu we vorderingen maken met de implementatie en uitrol, zijn we nu in staat de komende fasen van het project te schetsen. We zien dat de gekozen weg (één geïntegreerde softwaresuite in plaats van losse componenten) de juiste weg is om in het Geo domein efficiënter en effectiever te kunnen werken. De kwaliteit van onze informatievoorziening gaat vooruit. Tegelijkertijd vervangen we de ooit zelfgebouwde software en kleine (verouderde) software pakketjes. Ons doel is om eind 2025 een volwassen informatievoorziening voor het Geo-domein te hebben staan.
In 2025 willen we daarom een aantal additionele mobiele apps implementeren waarvoor we in de begroting 2025 middelen aanvragen (zie nota van aanbieding).

Archief

We bewaren archieven in principe voor de eeuwigheid. Dat vraagt zorg en aandacht voor de stukken zelf, de verpakking en de bewaaromstandigheden. Archieven bestaan uit organisch materiaal en veroudering is daardoor niet te voorkomen. We proberen dat zo lang mogelijk uit te stellen, onze archiefbewaarplaats is voorzien van een klimaatinstallatie, de archieven zijn zuurvrij verpakt en worden netjes in stellingen bewaard. Een aantal archiefstukken uit de 19e eeuw moet in 2025 gerestaureerd worden.
In juni 2018 is een modernisering van de Archiefwet 1995 aangekondigd. De oude wet wordt gemoderniseerd zodat deze beter aansluit bij het digitale informatiebeheer. Hierdoor blijft het cultureel erfgoed beter bewaard, zijn overheden transparanter en krijgen onderzoekers en journalisten eerder toegang tot voor hen belangrijke gegevens. Beoogde datum voor inwerkingtreding van de wet is 1 januari 2026.  
Eén van de wijzigingen ten opzichte van de oude wet is de verplichting om een archivaris (toezicht en advisering) te benoemen. In regionaal verband wordt onderzocht of een archivaris door meerdere Twentse gemeenten gedeeld (ingeleend) kan worden.
De overheid is eveneens verplicht om digitale archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren in een zogenaamd e-depot. In regionaal verband wordt de mogelijkheid onderzocht om gezamenlijk een e-depot op te zetten. Omdat de verplichting om op korte termijn archief over te brengen op dit moment voor ons niet aan de orde is, wachten we de verdere ontwikkelingen af.
Wet Open Overheid (Woo)
De Woo is op 1 mei 2022 in werking getreden. De belangrijkste plichten die de overheid heeft volgens de Woo zijn de Actieve openbaarmakingsplicht: de overheid moet sommige informatie uit zichzelf openbaar maken. Als tweede de Openbaarmakingsplicht op verzoek: de overheid maakt informatie openbaar als iemand er om vraagt. En tot slot Informatiehuishoudingsplicht: overheidsinformatie moet goed te vinden zijn.
In het kader van de Woo hebben we het volgende al gedaan:

• Anonimiseringstool is aangeschaft en geïntegreerd met onze vakapplicaties.

• Onze website is aangevuld met de Woo-subsite waarop gepubliceerd kan worden in alle categorieën die de Woo voorschrijft: https://open.wierden.nl/ .

• Er is een Woo- coördinator aangesteld.
• We publiceren de volgende informatie categorieën:

• Wetten en algemeen verbindende voorschriften;
• Overige besluiten van algemene strekking;
• Organisatie en werkwijze;
• Bereikbaarheidsgegevens;
• Vergaderstukken en verslagen van de gemeenteraad.

Wat gaan we in 2025 doen:

• Aanmelden van één of meerdere Woo-redacteur(en), zodat alle te publiceren zaken via de Woo-index vindbaar worden gemaakt.
• Woo-subsite overzichtelijker maken. De gegevens uit de verschillende categorieën staan verspreid op verschillende plekken op de website.
• Meer bekendheid geven aan de Woo door uitleg te geven in afdelingsoverleggen.
• Actief openbaar maken van door de overheid aangewezen extra categorieën.
• Opstellen van ons beleid op duurzame toegankelijkheid.